A Organização Antes de mais, destaco dois livros que nos ajudariam a compreender melhor este conceito e todos as causas e subcausas para o efeito ‘BEM ENTENDER A ORGANIZAÇÃO’ (passe a publicidade gratuita ao TPCDG (Trabalho Para Casa De Grupo) dos ‘diagramas de espinha-de-peixe’):
- Príncipe da Gestão
- Teoria Organizacional
Mas como o tempo é o meu recurso mais escasso e dos pouco factores que por vezes não o consigo controlar, vou escrever um breve resumo da idiossincrasia deste tomo.
Mas…o que é uma organização?
Uma organon? Desculpem o termo originário grego…o que é uma organização no sentido lato da palavra? Uma ferramenta, um utensílio? (se respondeu não, pense melhor…). Uma organização existe para realizar os seus objectivos! Óbvio, que os objectivos apenas são atingíveis quando a organização respeita os princípios básicos:
- Constituição por grupos de duas ou mais pessoas
- Relações de cooperação
- Possuírem uma estrutura hierárquica
- Coordenação formal de acções
- Prossecução de metas
- Pressupõe-se a diferenciação de funções
- Existência de fronteiras
Para uma correcta definição de organização convém reter alguns conceitos fundamentais, nomeadamente:
Depois de virmos o que era uma organização, cabe perguntar ao leitor qual é o conceito responsável que procura garantir a afectação eficaz de todos os recursos disponíveis pela organização, a fim de serem cumpridos os objectivos pré-determinados. Esta é fácil…é: Gestão! Apesar de haver inúmeros pensadores com a sua descrição da Gestão (alguns com apenas mais uns preciosismos insignificantes), vou descrever o que me parece o melhor, ou não fosse do grande Herbert Simon (distinguido com o prémio Nobel da Economia em 1978!!). 'Simon says' que a gestão é equivalente à tomada de decisão, em que o seu interesse centra-se na análise da forma como as decisões são tomadas, e de como podem ser eficazes. Para Simon, devem ser distinguidos os estádios no processo da tomada de decisão:
- Informação – descoberta de oportunidades para que uma decisão tenha lugar;
- Concepção – invenção, desenvolvimento e análise de possíveis cursos de acção;
- Escolha – selecção de um particular curso de acção de entre os que se encontram disponíveis.
Realço igualmente o desenvolvimento à abordagem do conceito clássico de gestão e do papel do gestor de Henri Fayol. Deste autor destaco sobretudo os princípios gerais defendidos, sobre a gestão:
Mas regressando ao Simon, ele defendia igualmente que uma organização ‘inteligente’ estava inerente a uma Estrutura Hierárquica de subsistemas articulados com sistemas de ordem inferior, e que esta é a forma mais adequada para uma inteligência finita fazer face à complexidade. (Não queria já anunciar, mas num dos próximos posts, Simon será capa de tomo…esteja atento!).
Controlo
Uma pergunta de algibeira:
- O que aconteceria no caso de não haver controlo social de qualquer espécie para determinar quando devem os indivíduos começar a trabalhar o que devem fazer? Naturalmente o efeito borboleta!! Não, não estou a falar duma era megalómana de casulos a eclodirem por todo o lado…Não! Mas sim, e literalmente, do verdadeiro CAOS!
O Controlo surge então como a tarefa destinada a assegurar que as actividades alcancem os resultados esperados, e daí a sua influência sobre os comportamentos. O controlo requer a definição de alvos, standards e objectivos e é por esta razão que o planeamento deve preceder e acompanhar o controlo. Mas quais as técnicas usadas pelas organizações para sofisticar os mecanismos de controlo? Ora bem:
- Sistemas de incentivos, sanções e supervisão;
- Processos de implicação e socialização;
- Cultura Organizacional;
- Liderança (vamos ver o que é? Sim, Sim!!).
Liderança
“Actividade de gestão que através da comunicação e motivação do pessoal o leva a realizar as actividades necessárias para atingir os objectivos da empresa” (Max Weber).
Segundo Quinn, e que o autor deste tomo também concorda na sua plenitude, o líder assume quatro papéis:
- Visionário, preocupado com a inovação e com o futuro. Encontra-se ao corrente das últimas tendências, centrados nas metas e indica a direcção que a organização deve seguir a longo prazo, desenvolvendo desta forma estratégias adequadas para atingir estes objectivos a longo prazo.
- Motivador (e inspirador) – auxiliar os colaboradores a adquirirem a energia para superar resistências a mudanças que podem ser de carácter pacífico, burocrático ou associadas a recursos. Por este motivo a liderança está também associada à motivação, e é (muito) importante que um líder saiba como motivar:
- A pessoa a realizar determinada tarefa, que tem de ser feita, de qualquer modo;
- As pessoas e as equipas trabalhem como um todo na execução das tarefas necessárias à prossecução dos objectivos;
- Compreenda o processo de motivação, e saber que cada pessoa tem necessidades e expectativas diferentes.
- Analisador, concentrado na eficiência das operações, avalia o resultado dos projectos e integra as diferentes e, por vezes, oposta perspectivas e necessidades.
- Supervisor, preocupado com a performance. Centrado sobretudo nos resolução de problemas e influenciando as decisões dos níveis mais baixos.
Destaco igualmente, no papel da comunicação de um líder, que através de palavras e acções, pretende que as pessoas cooperem de um modo harmonioso em vista de obtenção dos resultados esperados.
(Sim, tive a jogar! Culpado! Naturalmente que perdi logo (lembram-se do tal recurso escasso?) Embora, e numa espécie de analogia referente em acabar o Livro ‘100 Anos de Solidão’, do TPC “TPC, Problema?! Objectivo: Fazê-lo! Vs Objectivo: Fazer TPC! Problema?!“, penso que chegarei ao fim do jogo daqui a 2 anos…o leitor também ficou curioso e quer o link do download?? Pois bem, o autor é amigo: The Apprentice).
Comunicação
‘A comunicação constante faz parte da essência humana. Quanto mais aberta, transparente e desenvolvida estiver a comunicação interna numa empresa, mais potencializa os recursos humanos disponíveis.’ (do artigo ‘Um SIAD para GRH’. Tem Star Quality!, colocado na plataforma Osiris do ISCTE).
Comunicare, do latim comunicare, é processo de transferência de significado do emissor para o receptor. Não podemos pensar que a comunicação seja realizado num sistema fechado, ou seja, sem feedback! É essencial que se passe a informação, possibilitando aos indivíduos e aos grupos, maiores capacidades, possibilidades e que fiquem habilitadores a tirar partido das novas oportunidades que se encontram à sua volta. A informação transforma-se assim em comunicação e conhecimento.
Destaco novamente um parágrafo do trabalho mencionado anteriormente:
'Os sistemas de informação estão relacionados com os suportes físicos e lógicos que asseguram a circulação da informação entre níveis hierárquicos superiores e inferiores (ascendente e descendente), entre níveis hierárquicos idênticos ou entre sujeitos sem hierarquia (horizontal), reduzem a existência de canais informais que estão na origem dos chamados ruídos (boatos, rumores).'
Relativamente a este conceito, vou dar um exemplo prático de um canal de comunicação, neste caso informal. Porém, não deixa de ser um meio em que podemos passar novas informações a outros indivíduos da nossa organização, e consequentemente, ganhar novos conhecimentos:
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